Tutorial Menggunakan Program Pengolah Kata (Ms. Office 2013)

Assalamau’aalaikum Saudara Blogger ^^. Alhamdulillah kali ini saya diberi kesempatan oleh allah untuk membuat sebuah coretan elektronik lagi setelah beberapa hari vacum. Pada kesempatan kali ini, saya akan coba memaparkan kembali apa saja yang telah dipelajari di praktikum PenKom pada perteuan ke-4. Praktikum ke-4 kami di matkul PenKom ini lebih ke menggunakan program pengolah kata. Program pengolah kata yang digunakan pada praktikum kali ini adalah microsoft office word versi 2013.  Adapun yang dipelajari membuat mail merge, penomoran halaman, dafar isi otomatis, equation, autotext dan spelling and grammer. Yuk simak!

1.       Membuat surat berantai (Mail merge)

Mail merge adalah sebuah fitur dari microsoft office untuk memudahkan kita mengirim satu suraat yang sama untuk banyak penerima. Untuk caranya, chek it out!

1)      Buat surat dan kosongkan atau beri tanda under score (_____) dibagian yang akan diisi oleh penerima, nomor atau apapun itu yang kiranya memerlukan banyak subjek.

2)      Masuk ke menu mailings, pilih start mail merge, lalu pilih step-by-step by mailings wizard.

3)      Di sebelah kanan muncul dialog box mail merge, pilih tipe dokumen yang akan kita buat,  kali ini kita pilih letter lalu klick next.

4)      Lalu pilih document, karena kita sudah membuat dokumentnya, pilih saja use the current document. next

5)      Pilih type new list karena kita belum punya data sebelumya. Next, lalu costumize colum, kemudian sesuaikan dengan data yang akan kita isi. Misal, nomor, nama, alamat dsb, pilih Ok. Lalu isi data yang diperlukan kemudian klik ok untuk menyimpan.

6)      Kemudian pilih next : write your letter. Pilih more items untuk memasukan data ke surat. Caranya, drag  daerah yang ditandai underscore kemudian pilih more item, pilih data, misal nama, lalu insert. Lakukan hal yang sama untuk yang lainnya. Lalu next : Preview your letter.

7)      Pilih Complete the merge , setelah itu surat bisa di-edit  terlebih dahulu atau bisa langsung di-print.

2.       Penomoran halaman (Page number)

Penomoran halaman kali ini akan mengulas masalah yang sering dihadapi oleh mahasiswa dalam membuat sebuah makalah atau laporan, karena penomoran halaman dituntut untuk berbeda dalam satu dokumen tersebut. InsyaaAllah tutorial untuk hal tersebut yang akan saya coba tulis kali ini. Yuk bro, silakan disimak.

1)      Sediakan dokumen makalah yang belum ada nomornya.

2)      Pilih menu insert, page number, lalu pilih penempatan nomor sesuai selera.

3)      Ubah penomoran dengan karakter yang sesuai. Misalkan dengan karakter (i, ii, iii) atau yang lainnya. caranya : double klik pada nomor, kemudian klik kanan, pilih format page number. Pilih karakter yang kita inginkan lalu klik ok.

4)      Untuk penomoran yang berbeda, kita bisa memanfaatkan tool break di menu page layout. caranya tempatkan kursor di halaman yang berada tepat diatas halaman yang akan kita bedakan penomorannya, masuk menu page layout pilih tool breaks pilih next page. Halaman selanjutnya akan secara otomatis kembali ke awal penghitungan, bilangan itu bisa kita ganti dengan karakter berbeda.

3.       Membuat daftar isi otomatis

Langsung saja yak. Chek it out!

1)      Buka Ms. Word. Kita mulai dengan dokument kosong. Lalu kita tulis seperti di contoh.

2)      Untuk daftar isi, kata pengantar, BAB I, BAB II, BAB III kita gunakan heading 1. (home => heading 1)

3)      Untuk sub bab, 1.1 dst. Menggunakan heading 2. (home => heading 2)

4)      Tempatkan masing bab terpisah setiap halamannya. Misal Daftar isi halaman 1, kata pengantar di halam selanjutnya, BAB I dihalaman selanjutnya dst.

5)      Lalu tempatkan kursor di halaman paling awal, masuk menu references => table of contents => automatic table 1  . dengan otomatis akan muncul daftar isi.

6)      Jika ada yang di ubah, ubah saja pada dokumen, jangan di ubah pada daftar isi. kemudian  update.

4.       Membuat auto text

Fitur ini bisa kita gunakan untuk memasukkan data yang sering dipakai. Caranya sebagai berikut.

1)      Buka dokument baru, buat sebuah kata atau kelimat. Semisal saya akan membuat kata “Assalaamu’alaikum”

2)      Drag kata tersebut, kemudian masuk ke menu insert => quick parts => auto text => save selection to galery => Ok

3)      Lalu coba ketikkan beberapa karakter dari kata tersebut, maka akan muncul kata yang telah kita simpan tadi, tekan enter. (fitur ini hanya tersedia untuk versi microsoft office 2010 ke atas)

4)      Untuk microsoft office 2007, cara memilih data yang kita save dengan masuk kembali ke menu insert => quick parts => auto text => “assalaamu’alaikum”

5.       Menggunakan Equation

Fitur ini dapat memudahkan kita dalam mengerjakan tugas-tugas matematika, fisika dan semacamnya yang menggunakan formula khusus untuk menghitungnya. Caranya adalah sebagai berikut :

1)      Masuk menu insert => equation => dropdown

2)      insert new equation

3)      klik bagian equation-nya untuk memunculkan menu design

4)      Disana sudah banyak tersedia banyak jenis equation, silahkan explorasi dan gunakan sesuai kebutuhan.

6.       Spelling and Grammar

Tugas Spelling and grammar  yaitu memperbaiki ada kata-kata yang salah pada tulisan kita. Jika komputer kita disetting dalam bahasa inggris, maka setiap kata yang kita masukan akan dianggap salah dan diberikan tanda merah di bawah kata yang dianggap salah tersebut. Untuk mengatur supaya tanda merah tersebut tidak muncul, berikut adalah cara-caranya :

1)      Masuk menu file => Option

2)      Proofing

3)      Lalu pada kelompok “when correcting spelling and gramar in word” unchek semua fiturnya, lalu ok.

 Demikian tutorial yang bisa di sampaikan. Semoga bermanfaat. Kritik dan saran silahkan layangkan di kolom komentar. :)